کوچینگ و مدیریت زمان و بهره وری

کوچینگ و مدیریت زمان و بهره وری

 نوستالژی ترین و در عین حال به روز ترین دغدغه های افراد، مسئله ی مدیریت زمان است که به شکل های مختلفی با آن درگیر هستند مثل:
•    وقت کم آوردن
•    نرسیدن به مهلت های زمانی
•    اهمال کاری
•    فراموشی رویدادهای مهم
•    لیست کارهای تمام نشده و غیره.

 

سوال مهمی که پیش می آید این هست که چرا با وجود انواع دوره های آموزشی، کتاب ها و اپلیکیشن های مدیریت زمان، همچنان چالش های مدیریت زمانی پر رنگ باقی مانده است؟

 

آموزش های مدیریت زمان چه قدر کمک کننده هست؟

 تحقیقی که بر روی  پیشرفت نتایج عینی در اثر مدیریت زمان انجام شده بود، نشان داده که آموزش مدیریت زمان تاثیر اندکی بر رفتارهای مدیریت زمان، عملکرد و رضایت شغلی دارد. در ادامه به توضیح اینکه چرا آموزش تکنیک های مدیریت زمان کارآمد نیست می پردازیم.

 

1- عدم توجه به تفاوت های زیاد افراد:
هر فرد الگوی فکری، سیستم نیاز، ارزش، باور، سبک زندگی، خانواده، محیط اجتماعی، فرهنگ و شرایط منحصر به فرد خود را دارد. این مسائل باعث میشود که افراد با یکدیگر متفاوت باشند. آموزش های مدیریت زمان، مانند یک الگوی لباس با سایز محدود است که برای تنوع زیاد افراد در زندگیشان پاسخگو نیست. علاوه بر تفاوت های میان افراد، برای هر فرد نیز در طول زمان ها و موقعیت های مختلف، شرایط متفاوتی پیدا میکند. به بیان دیگر مدیریت زمان برای یک فرد در طول زمان های مختلف متفاوت میشود (مثل تفاوت مدیریت زمان یک فرد دانشجو در تابستان در مقایسه با زمان تحصیلش، یا تفاوت مدیریت زمان یک فرد متاهل در مقایسه با زمانی که دارای فرزند میشود و غیره).

enlightenedبنابراین آموزش های قالبی مدیریت زمان برای تفاوت های منحصر به فرد افراد و حتی یک فرد در زمان های مختلف پاسخگو نیست.

 

2-    بهره وری سیاه

یکی از متداول ترین مشکلات مربوط به مدیریت زمان، انتظار بیش از حد از  بهره وری و نگاه ماشینی به انسان هست. باور اشتباهی که افراد تصور میکنند اگر سازمان دهی بیشتری داشته باشند، میتوانند شبیه به ماشینی که برنامه ریزی شده است، خروجی 24/7 داشته باشند درحالی که اشتباه از سوءمدیریت زمان نیست، بلکه مشکل از انتظار غیر واقع بینانه و اشتباه است که  بهره وری سیاهی برای افراد ایجاد میکند. این امر به صورت عمیق تر در موضوع (رابطه ی نامتعادل با زمان) بررسی می شود.

 

 

3-    رابطه ی نامتعادل با زمان 
یکی از دلایل مهم  مشکلات زمانی؛ تمرکز بر رفتارهای مدیریت زمان  به جای بررسی عمیق تر ماجرا و ارزیابی پاردایم و نگرش ذهنی افراد  نسبت به زمان یا objective paradigm of time است. کوچینگ بر اساس پارادایم زمان، به کاوش در نگرش اختصاصی هر فرد، در رابطه با  زمان می پردازد و در کنار مراجع، پیچیدگی های پروفایل چشم انداز زمانی افراد را جست و جو می کنند.

 

پارادایم ذهنی چیست؟

پارادایم شبیه چارچوب یا پنجره ای در ذهن شماست که طرز فکر، درک و فهم شما از یک موضوع را شکل میدهد و بر تصمیمات و رفتارهای شما دربارهی آن موضوع اثر میگذارد، مثلا نوع پارادایم ذهنی شما به زمان، بر رفتارهای مدیریت زمان و سبک زندگی شما اثرگذار است (بطور مثال مشخص میکند که شما تا چه اندازه اهمال کاری کنید و یا چه قدر خوش گذران در لحظه ی حال باشید و غیره).

کوچ ها به کشف پارادایم زمانی ذهن شما کمک میکنند و در صورت نیاز شما به تغییر پارادایم (پارادایم شیفت) وایجاد شدن دیدگاه زمانی متعادل یا time perspective balance در ذهنتان  کمک میکنند تا رابطه ی شما با زمان عمیقا بهبود پیدا کند.

معروف ترین معیارهای بررسی دیدگاه زمانی افراد، پرسپکتیو زمانی یا افق زمانی تعریف شده از سمت فیلیپ زیمباردو است.

 

پرسپکتیو زمانی یا افق زمانی فیلیپ زیمباردو چیست؟

به طور ساده هر فرد، تمرکز و نگرش خاصی نسبت به زمان های مختلف گذشته، حال و آینده دارد. نوع نگرش منحصر به فرد، باعث تفاوت در رفتارهای زمانی او میشود. به طور مثال باعث میشود فردی کارهایش را تا لحظه ی آخر به تعویق بیاندازد و یا فرد دیگری زودتر از موعد لازم کارهایش را تمام کند و غیره. زیمباردو و همکارانش، پرسشنامه ای برای بررسی چشم انداز زمانی (ZPTI) نیز دارند که 5 محور جهت گیری زمانی را نشان میدهد. (اگرچه، بعدا، یک بعد زمانی جدید نیز به نام آینده منفی نیز اضافه شده است که همه ی این محور ها در ادامه توضیح داده شده اند).

 

شش جهت گیری زمانی:

1-   گذشته ی مثبت:

گذشته ای که به صورت نوستالژیک و رضایت بخش و خوشایند دیده میشود. اگر فردبیش از حد تعادل، تمرکز خود را بر گذشته ی مثبت بگذارد، احتمال دارد برای تغییر مقاومت کند و یا فرصت های موجود زمان حال و یا برنامه ریزی برای ساختن آینده ای بهتر را رها کند.

2-    گذشته ی منفی:

گذشته ای که ناخوشایند و منفی بوده است. اگر فرد بیش از حد تعادل، تمرکز خود را بر گذشته ی منفی بگذارد، سبک زندگی او به صورت مکرر، شامل درجا زدن و غصه خوردن بابت اشتباهات گذشته، فرصت های از دست رفته، خود سرزنشگری و حسرت میشود.

3-  حال لذت گرا present hedonistic:
جمله ی غالب این وضعیت این است که لحظه ی حال را دریابید. زمان حال را به طور رضایت بخش و لذت بخش تجربه کنید. هنگامی که فرد بیش از حد تعادل، متمرکز بر این جهت گیری زمانی باشد، رضایت فوری را به آینده ی بهتر ترجیح میدهد و توجهی به پیامد های رفتاری امروز خود بر آینده اش ندارد و این سبک را به طور مکرر تکرار میکند.

4-حال  جبری fatalistic present:
باور به جبر و شانس که در آن فرد زندگی را خارج از قدرت فردی خود میبیند و تحت کنترل جبر، سرنوشت و یا شانس می داند.  هنگامی که فرد بیش از حد تعادل متمرکز بر این جهت گیری زمانی باشد، انگیزه ای برای برنامه ریزی آینده و خالق بودن در زندگی ندارد و این سبک را به طور مکرر تکرار میکند.

5-آینده مثبت:

توجه فرد به زمان آینده و برنامه ریزی های موثر آن برای آینده ای بهتر و مثبت است. هنگامی که  تمرکز فرد بیش از حد تعادل، روی آینده ی مثبت باشد، او زمان حال، تفریح، سلامت، خواب و ورزش، روابط و ابعاد مختلف زمان و زندگیش را فدای رسیدن به آینده ی موفق و دستاوردهای آینده می کند و این سبک را مثل یک الگو تکرار میکند.

6-آینده منفی:

اگر غالب افکار درباره ی زمان آینده به صورت اضطراب، نگرانی و انتظار برای آینده و انتظار کشیدن اتفاقات بد در آینده باشد، به طور مکرر رفتارهایی مانند به تعویق انداختن، اهمال کاری، اجتناب و غیره انجام می دهد.

کوچ در همراهی مراجع با مهارت هایی مانند پرسشگری، بازتاب و غیره پارادیم ذهنی فرد نسبت به زمان را کاوشگری می کنند

 

چگونه افق ذهنی زمانی مراجع توسط کوچینگ کشف می شود؟

توجه کنید که کوچ در مقام تشخیص نیست و تمامی سرنخ هایی که در ادامه اشاره میشود لازم است توسط کوچ با مراجع چک شود.

 

توجه به نوع گفت و گوی تکرار شونده ی مراجع با خود در جلسات مختلف:
اگر مراجع غالبا درگیر خودسرزنشگری بابت گذشته و اشتباهاتش در گذشته باشد، احتمالا غالب تمرکز او بر گذشته ی منفی است. 
اگر مراجع به طور مکرر درگیر نگرانی های آینده و عدم قطعیت های آینده با جملاتی مثل نکنه یه وقت، بدبینی شدید و سناریو نویسی های منفی برای آینده است، احتمالا غالب جهت گیری زمانی او برای آینده منفی است.


نوع واکنش مراجع به شکست:
توجه به اینکه، مراجع به طور مکرر، چگونه نسبت به شکست ها و اشتباهات گذشته واکنش نشان می دهد. افراد با جهت گیری مثبت گذشته، ممکن است شکست ها را به عنوان تجربیات یادگیری ببینند، در حالی که کسانی که جهت گیری گذشته منفی دارند ممکن است روی شکست ها تمرکز کنند و حسرت و خود سرزنشگری را تکرار کنند و شکست ها را تبدیل به نشخوار فکری، درجا زدن و انفعال کنند.

 

اهمال کاری و عادات برنامه ریزی:

بررسی رویکرد مراجع به وظایف و اهداف می تواند سرنخی برای جهت گیری او درباره ی آینده باشد. بطور مثال اهمال کاری ممکن است با جهت گیری منفی آینده مرتبط باشد، در حالی که برنامه ریزی دقیق و آماده سازی ممکن است نشان دهنده تمرکز مثبت در آینده باشد.

نشانه های غیر کلامی: 
احساسات غالب و تکرار شونده ی  مثبت یا منفی مربوط به موضوعات گذشته، حال یا آینده ممکن است که در حالات چهره ظاهر شوند. (این موارد به هیچ عنوان کافی نیست و تنها سرنخی برای کوچ به منظور پرسش مستقیم از مراجع درباره ی احساساتش است) بطور مثال  علائم ناراحتی هنگام صحبت در مورد عدم قطعیت های آینده می تواند سرنخ های مهمی را ارائه دهد که لازم است کوچ با پرسشگری درباره ی آن ها در پرسپکتیو زمانی مراجع کاوشگری کنند.
زبان بدن مراجع می تواند احساس راحتی یا ناراحتی را با دیدگاه های زمانی خاص منتقل کند. مثلا خم شدن به جلو با اشتیاق ممکن است نشان دهنده تعامل و علاقه مندی بیشتر به آن زمان باشد.


تغییرات در لحن، گفتار، تن صدا و  تغییر سرعت گفتار (تندتر حرف زدن و یا شمرده تر صحبت کردن) می تواند تفاوت های ظریف عاطفی را منتقل کند. 

     

    پرسشنامه:

    علاوه بر موارد فوق، استفاده ازپرسشنامه ی پرسپکتیوزمانی میتواند کمک کننده باشد. اگرچه مهم است توجه کنید که پرسشنامه نمیتواند معیار دقیقی باشد و توجه به واکنش ها و کاوشگری در جلسه کوچینگ نیز بسیار مهم است. در ادامه  نیز کوچ با پرسشگری و مهارت های بازتاب خلاق و پرسشگری قدرتمند به بیداری آگاهی مراجع کمک میکند تا درک عمیق تری نسبت به پیامد و اثرات دیدگاه زمانی دست یابد و در صورتی که دیدگاه زمانی او نامتعادل بود به سمت تعادل حرکت کند.

    دیدگاه زمانی متعادل، تعادلی از لذت اکنون با فداکاری یا به تعویق انداختن رضایت های فوری برای اهداف بلندمدت، انعطاف پذیری و تغییر دادن در میان جهت گیری های زمانی مختلف بر اساس موقعیت است. به طور کلی نیز بر اساس گفته ی زیمباردو، نیز هرچقدر مجموعه ی گذشته ی مثبت، حال لذت گرا و آینده مثبت بیشتر باشد، رضایتمندی کل فرد بیشتر است.

     

    سخن پایانی:

    کوچ با کمک مهارت های پرسشگری، بازتاب خلاق، گوش دادن عمیق میتواند در پرسپکتیو زمانی مراجع کاوشگری کند. بطور مثال لازم است کوچ توجه کند که در طول جلسات مختلف، چه الگوهایی تکرار می شوند.

    • مراجع چه نوع داستان‌هایی را در جلسات تکرار می‌کند؟ 

    • چگونه داستان ها را بازگو می‌کند؟ 
    • لحن گفتار مراجع هنگام صحبت درباره ی زمان های مختلف چگونه است؟ نگرش مراجع به زمان های مختلف چگونه است؟ مثبت، منفی یا خنثی؟ مراجع چقدر به گذشته فکر می‌کند؟ چه نوع خاطراتی را به یاد او می‌آیند؟ اغلب خاطرات او مثبت، منفی یا خنثی هستند؟
    • اگر به مراجع بین بیرون رفتن و تفریح و یا ماندن برای انجام دادن کارهای موثر برای آینده انتخاب داده شود، به طور معمول ترجیح او کدام گزینه است؟ چرا؟ 
    •  مراجع چه آرزوها و اهداف بلندمدتی برای آینده اش دارد ؟
    •  مراجع  برای رسیدن به اهداف آینده خود، ترجیح می دهد چه چیزهایی را در روتین های روزانه ی خود، متوقف کند؟ چه چیزهای را شروع کند؟ و چه چیزی را ادامه دهد؟

    پس از مشخص شدن پرسپکتیو زمانی، در صورت انتخاب، میتواند به سمت ایجاد دیدگاه زمانی متعادل حرکت کند که در مقالات آبنده به آن ها می پردازیم.

    منبع: برگرفته از مقاله ی پرسپکتیو زمانی کوچینگ


    نظرات (0)

      در این قسمت نظر خود را با ما در اشتراک بگذارید