تکنیک های کابردی برای مدیریت زمان و استفاده بهینه وقت

همه ی افراد دوست دارند مدیریت زمان بهتری داشته باشند تا کارهای خود را به صورت موثرتر در زمان های کوتاه تری انجام دهند و از زمان آزاد شده به دلخواه خود استفاده کنند، در ادامه 16 استراتژی مدیریت زمان آورده شده است.

1. ریتم آلترادین و مدیریت زمان

ریتم شبانه روزی انسان یک چرخه 24 ساعته است که به بدن کمک می کند روز و شب را تشخیص دهد. انسان ها یک چرخه روزانه به نام ریتم آلترادین دارند که یک چرخه فرکانس امواج مغزی 90-110 دقیقه است. این ریتم ها فرآیندهای مهم بدن مانند خواب، ترشح هورمون و متابولیسم را دیکته می کنند که بر سطح انرژی فیزیکی و ذهنی شما در محل کار تأثیر می گذارد. به این صورت که شما در 90 دقیقه اول بیشترین بازدهی برای تمرکز را دارید و در 20 دقیقه ی بعدی انرژی ذهنی شما کاهش می یابد. عکس زیر نشانگر این ریتم سینوسی می باشد [1]

ریتم آلترادین و مدیریت زمان.

بهتر است که در طول روز در چهار قطعه ی 90 دقیقه ای کار کنید و بین آن ها 20 دقیقه استراحت کنید. دقت کنید که انرژی ذهنی و جسمی شما به خودی خود تازه نمی شود. شما به استراحت های 20 دقیقه ای استراحت نیاز دارید تا مغزتان به درستی برای چرخه ی بعدی شارژ شود.(اگر برایتان سخت است، تکنیک پومودوروی 25 دقیقه ای نیز میتواند شروع خوبی باشد).

همچنین در طول زمان تمرکز کاری خود از حواس پرتی هایی مانند پاسخ دادن به ایمیل ها و اعلان های دیجیتال خودداری کنید.

2. مدیریت زمان بهینه با تنظیم کردن راه حل 2 ساعته.

راجر سایپ، نویسنده کتاب "مغز خود را برای موفقیت آموزش دهید" می گوید که  2 ساعت در هفته را صرف برنامه ریزی برای هفته آینده کنید. این روش برنامه ریزی با تقسیم بندی زمان به صورت زیر به تمرکز روی اهداف و مدیریت زمانتان کمک میکند.

3. سفسطه ی برنامه ریزی را بشناسید.

بر اساس صحبت دانیل کانمن و آموس تورسکی، سفسطه برنامه ریزی زمانیست که شما مدت زمانی را که طول می کشد تا  کاری را انجام دهید، دست کم می گیرید.  این سوگیری شناختی می تواند کل برنامه های شما را به هم بزند و حتی باعث شود که ضرب الاجل ها را از دست بدهید.

برای جلوگیری از سفسطه برنامه ریزی، زمان انجام دادن کارهای خود را مانیتور کنید تا تخمین بهتری از مدت زمان انجام کارهای روزانه تان داشته باشید و برنامه ریزی بهتر و مدیریت زمان موثرتری ایجاد کنید.

4. در حین کار بایستید.

در طول روز وضعیت خود را بین نشستن و ایستادن تغییر دهید. اینکار برای سلامت روحی و جسمی شما مفید است. همچنین خلق و خو و سطح انرژی شما را بهبود می بخشد که به نوبه خود ممکن است بهره وری شما را افزایش دهد.

5. کمال گرایی درونی.

کمالگرایی یکی از بزرگترین دشمنان مدیریت زمان است و شما را از پیشرفت، کشف فرصت های جدید و انجام کارها باز می دارد. برای مبارزه با کمالگرایی، اهداف واقع بینانه تعیین کنید و از بازخورد دیگران استقبال کنید. همچنین مراقب رفتارهای مخربی مانند نشخوار فکری و مقایسه خود با دیگران باشید.

6. مسئولیت های خود را کاهش دهید.

فهرست کارهای خود را برای کار بررسی کنید و سه سوال مخصوص مدیریت زمان را برای هر کدام بپرسید.

1- آیا این کار می تواند حذف شود؟

2- آیا اینکار میتواند به شخص دیگری واگذار شود؟

3- آیا اینکار میتواند اتومات شود؟ مثل پرداخت قبض با اینترنت به جای رفتن مستقیم به بانک.

7. برای تمام وظایف خود ضرب الاجل تعیین کنید.

طبق قانون پارکینسون "حجم هر کار به اندازه‌ی زمان تخصیص داده شده برای انجام آن، گسترش پیدا می‌کند". به بیان دیگر  اگر مهلت خاصی برای انجام یک کار خاص وجود نداشته باشد، به هر اندازه ای که بخواهید برای انجام کار زمان صرف خواهید کرد. مثال: یک مقاله ی دو ساعته میتواند از صبح تا شب زمان شما را پر کند). در نقطه ی مقابل، اگر محدودیت زمانی تعیین کنید، انگیزه بیشتری برای زودتر تمام کردن کارها خواهید داشت و کار شما نیز زودتر تمام خواهد شد. (مدیریت زمان بهینه).

8. لیست حواس پرتی- دوست مدیریت زمان

فهرستی از هر چیزی که حواس تان را پرت می کند و همچنین راه حمایت از خود برای مدیریت حواس پرتی داشته باشید.

لیست های حواس پرتی همچنین برای هر زمان که افکار تصادفی به ذهن شما در حین کار خطور می کند، مفید هستند.

9. بر نتایج تأکید کنید، نه ساعت ها.

وقتی احساس می کنید که مجبور هستید بیش از ظرفیت خود کار کنید، شروع به متنفر شدن از کارتان می کنید (هر نوع کاری، مثل شغل یا مطالعه). در این موقعیت ها، به دنبال پمپ بنزین درونی باشید. بطور مثال یک لیست انگیزه تهیه کنید. این لیست شامل تمام کارهاییست که در طول روز و یا در طول مسیر انجام کاری خاص انجام داده اید.  مانند لیست کارها و تلاش هایی که در مسیر یادگیری زبان تا به امروز داشته اید. مرور این لیست  به تقویت انگیزه و مدیریت زمان بهینه ی شما کمک می کند تا در طول زمان، به جای فعال نمایی و مشغول بودن، به صورت مولد و سازنده کار کنید.

10. جلسات زیاد + مدیریت زمان کاذب

بسیاری از جلسات کاری می توانند غیرضروری باشند و زمان زیادی از شما را هدر دهند، در مواقعی که میتوانید به جای جلسه، از راه های جایگزین موثر مانند فرستادن پیام و یا ابزارهای مدیریتی مخصوص استفاده کنید.

11. وظایف را به صورت دسته ای کامل کنید.

کارهای مشابه را با یکدیگر گروه بندی کنید. اینکار یک روش موثر برای کاهش هزینه  های تعویض است و همچنین می تواند حواس پرتی شما را به حداقل برساند. به عنوان مثال، سه زمان مشخص در طول روز را صرف بررسی تمام پیام های خود در حساب های اجتماعی (واتساپ ، تلگرام و غیره) کنید. مثلاً ساعت 10 صبح، ساعت 12 ظهر و ساعت 2 ظهر، و یا دسته بندی روزها، مثل اختصاص دادن روزهای زوج برای رسیدگی به کارهای گروهی باشد.

13. مثبت فکر کنید.

چگونه یک نگرش مثبت می تواند به شما در مدیریت زمان کمک کند؟ وقتی روحیه خوبی دارید، از انجام فعالیت‌های ناموثری که باعث اتلاف وقت می شود، مانند شکایت کردن (عادت های مرگ آور) جلوگیری می‌کنید. همچنین ذهن مثبت خلاق تر از یک ذهن منفی و بدبین است.

14. تصمیم گیری خود را بهبود بخشید.

بزرگسالان روزانه 35000 تصمیم می گیرند. بنابراین، به راحتی می توان فهمید که اگر بیش از حد برای انتخاب های بی اهمیت، توجه خود را هزینه کنید، زمانتان را تلف کرده اید و انرژی خود را هدر داده اید. یک تکنیک مدیریت زمان، خودکار کردن تصمیمات است. مثل برنامه ریزی  غذایی برای روز/هفته.

15 لیست انجام کار to-do- list دشمن مدیریت زمان.

لیست انجام کارها، مدت زمان مربوط به انجام یک کار را در نظر نمی‌گیرند و  همچنین به شما کمک نمی‌کنند تا کارهای مهم را از کارهای فوری جدا کنید. این لیست می تواند باعث حواس پرتی و مدیریت زمان کاذب شود.

 لیست انجام کارها به شما این امکان را می دهد که به بهای انجام کارهای آسان یا فوری حواستان را از کارهای مهمتر پرت کنید. در این حالت شما توسط مخرب ترین شکل حواس پرتی از مسیر خود خارج شده اید و درگیر تلاش کردن بیهود می شوید و مدیریت زمان کاذبی دارید. مانند مثال استیفن کاوی که اگر از تهران به شیراز بخواهید بروید اما در مسیر تهران به مشهد با بیشترین تلاش و سرعت ممکن حرکت کنید! در این حالت هیچ وقت به شیراز (مقصد مهم و اصلیتان) نخواهید رسید و فقط زمان، انرژی و تلاش خود را هدر داده اید.

بهتر است به جای لیست انجام کارها از "برنامه ساز" استفاده کنید که بر اساس اولویت بندی تقسیم بندی شده است. استفاده از برنامه‌ساز شامل سه مرحله اساسی است: ارزش‌های خود را به زمان تبدیل کنید، یک الگوی متناسب با خود بسازید و با ذینفعان همگام‌سازی کنید.

16. چندوظیفه ای  بودن  multi-tasking را متوقف کنید.

بر اساس تحقیقات، وقتی چند کار را باهم انجام می دهید، به مغز خود آسیب می زنید. وقتی چند کار را با هم انجام میدهید توجه خود را به جای صرف کردن روی کار، صرف جابه جایی سریع توجه بین وظایف می کنید که شاید در ظاهر به شما کمک کند اما در حقیقت انرژی ذهنی شما را هدر میدهد، به مغزتان آسیب می زند و نیز کیفیت کارهایتان را پایین می آورد. برای مدیریت زمان بهینه،به جای انجام بیش از یک کار در یک زمان، تمام انرژی خود را صرف  انجام یه کار کنید و سپس به سراغ کار بعدی بروید. برای افزایش بهره وری و مدیریت زمان بهینه نیز از تکنیک تایم باکسینگ (تعیین محدوده زمان برای کار) استفاده کنید.

رفنرس ها: